Từ 01/06/2022, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Bắc Giang đã tập trung hướng dẫn, yêu cầu công chức, viên chức các sở, ngành làm việc tại Trung tâm thực hiện đầy đủ quy trình số hóa hồ sơ, kết quả trong tiếp nhận, giải quyết TTHC.
Bắc Giang đặt mục tiêu đến năm 2023, 100% tỷ lệ số hóa, ký số và lưu trữ điện tử đối với hồ sơ, giấy tờ, kết quả giải quyết TTHC được triển khai tại bộ phận một cửa cấp huyện và cấp xã. Phấn đấu tối thiểu 30% người dân, doanh nghiệp khi thực hiện TTHC không phải cung cấp lại các thông tin, giấy tờ, tài liệu đã được chấp nhận khi thực hiện thành công TTHC (trước đó).
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện số hóa hồ sơ giải quyết TTHC vẫn xảy ra một số lỗi như kết nối liên thông giữa phần mềm Quản lý văn bản và Một cửa điện tử; việc thanh toán phí, lệ phí trên Cổng Dịch vụ công; việc cập nhật thủ tục hành chính khi có thay đổi, bổ sung….
Để khắc phục triệt để những tồn tại hạn chế nêu trên, từng bước nâng cao hiệu quả công tác số hóa hồ sơ thủ tục hành chính, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Bắc Giang đã tổ chức buổi làm việc với công chức một cửa các sở, cơ quan làm nhiệm vụ tiếp nhận và trả kết quả tại Trung tâm để trao đổi, tháo gỡ những khó khăn, hạn chế xảy ra trong thực hiện nhiệm vụ, nhất là hạn chế của Hệ thống thông tin Một cửa điện tử, Cổng Dịch vụ công của tỉnh.
Theo bà Đàm Thị Hà, công chức một cửa của Ban quản lý Khu công nghiệp: “(1)Việc thanh toán trực tuyến qua cổng Dịch vụ công quốc gia, doanh nghiệp có thể chọn hình thức thanh toán qua thẻ ngân hàng hoặc chọn ví điện tử, tuy nhiên việc doanh nghiệp chọn hình thức thanh toán qua ví điện tử (ví Momo) sẽ thao tác thuận lợi hơn cho doanh nghiệp nhưng sau khi thực hiện thanh toán xong thì tiền của tài khoản doanh nghiệp đã bị trừ ngay nhưng tài khoản của cơ quan thụ hưởng lại chưa nhận được mà phải mất nhiều thời gian mới nhận được. Vấn đề này gây mất thời gian cho việc rà soát, theo dõi tiền về tài khoản của Ban Quản lý các KCN và thời gian của doanh nghiệp do khi doanh nghiệp đã thanh toán phí hoặc lệ phí giải quyết thủ tục hành chính đến nhận kết quả nhưng chưa được nhận biên lai thu phí hoặc lệ phí của Ban Quản lý các KCN xuất ra do tài khoản của Ban Quản lý các KCN chưa nhận được tiền của doanh nghiệp thanh toán (vì khi Ban Quản lý các KCN nhận được tiền thanh toán mới được xuất biên lai).
(2)Việc cập nhật trạng thái thu phí và lệ phí trên phần mềm chưa đồng bộ kịp thời, xảy ra tình trạng hồ sơ doanh nghiệp đã thực hiện thanh toán phí, lệ phí trên cổng Dịch vụ công quốc gia nhưng không tự động chuyển sang mục “hồ sơ giải quyết” để cập nhật và trả kết quả, cán bộ Một cửa vẫn phải mất thời gian cập nhật thủ công phí và lệ phí của từng hồ sơ.
(3)Việc thanh toán phí và lệ phí giải quyết thủ tục hành chính trên Cổng dịch vụ công Quốc gia chưa có chức năng dừng thanh toán đối với mã hồ sơ đã được thanh toán thành công, do vậy đã xảy ra tình trạng cùng một mã hồ sơ được thanh toán nhiều lần”.
Bà Nguyễn Thị Như Quỳnh, công chức một cửa Sở Y tế cho biết: “Lỗi liên thông phần mềm quản lý văn bản và một cửa điện tử, không thực hiện ký số được hồ sơ (thông báo quá dung lượng file). Hiển thị sai tên người soạn thảo văn bản khi liên thông trên phần mềm Quản lý văn bản và Một cửa điện tử; Phần mềm còn tình trạng xảy ra lỗi khi đồng bộ thanh toán dịch vụ công trực tuyến (khi tiếp nhận hồ sơ vào thì chưa được đồng bộ trên dịch vụ Quốc gia để công dân thanh toán phí trực tuyến). Hiện tại chỉ đính kèm được file PDF, chưa gắn được file ảnh đối với thủ tục cấp chứng chỉ hành nghề”.
Ông Nguyễn Văn Hoàng, công chức một cửa Sở Xây dựng cho biết: “Thời gian đếm ngược của hồ sơ trên phần mềm Một cửa điện tử không tính theo thời gian thực, không khớp với thời gian niêm yết cố định của bước và của tổng thời gian giải quyết hồ sơ. Cán bộ xử lý không biết căn cứ theo thời gian nào để giải quyết hồ sơ dẫn tới quá hạn”.
Thực tế công chức các sở, ngành đều thấy bất cập ở tình trạng khi có các Quyết định của UBND tỉnh về công bố danh mục TTHC ban hành mới, được sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ, huỷ bỏ và các Quyết định ban hành Quy trình nội bộ của các Sở chưa được cập nhật kịp thời trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử.
Sau khi lắng nghe các ý kiến của công chức một cửa các sở ngành, Trung tâm Phục vụ hành chính công đã tổng hợp báo cáo và đề nghị Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, chỉ đạo Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan, đơn vị liên quan có phương án khắc phục triệt để các tồn tại, hạn chế nêu trên.
Để khắc phục triệt để những tồn tại hạn chế, từng bước nâng cao hiệu quả công tác số hóa thủ tục hành chính tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, UBND tỉnh Bắc Giang đã có Công văn số 1726/UBND-TTPVHCC ngày 11/4/2023 về việc thực hiện nghiêm quy trình số hóa hồ sơ và hoàn thiện hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, yêu cầu các sở, cơ quan thuộc UBND tỉnh thực hiện nghiêm quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đối với hồ sơ thủ tục hành chính một cửa, một cửa liên thông theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Quyết định số 468/QĐ-TTg ngày 27/3/2021 và Kế hoạch số 58/KH-UBND ngày 06/01/2023 của UBND tỉnh. Toàn bộ hồ sơ thủ tục hành chính (kể cả hồ sơ liên thông đến Văn phòng UBND tỉnh) phải được số hóa 100% đúng theo quy định tại Công văn số 9318/VPCP-KSTT ngày 21/12/2021 của Văn phòng Chính phủ.
Chủ tịch UBND tỉnh giao sở Thông tin và Truyền thông thực hiện khắc phục triệt để các tồn tại, hạn chế của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, đồng thời nâng cấp, cập nhật Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và Phần mềm quản lý văn bản đáp ứng yêu cầu số hoá theo quy định, đảm bảo hồ sơ liên thông được ổn định, thông suốt.
Trước mắt, để đảm bảo quy định về số hoá hồ sơ, Sở Thông tin và Truyền thông chỉ đạo các đơn vị cung cấp phần mềm mở rộng dung lượng hồ sơ khi chuyển liên thông tương đương với các thành phần hồ sơ được đính kèm.
Thịnh An
